PHOTO
يعد وجود عناصر الفريق المالي في الشركات الكبيرة ركيزة أساسية. ويتضمن هذا الفريق كافة أو أغلب المهام التالية: مدير مالي، مراقب مالي، محاسبين إداريين، محاسبين ماليين، مساعدو المحاسبين، فريق الأجور، وفريقا الحسابات الدائنة والحسابات المدينة.
لكن هذا الأمر قد لا يكون خياراً عملياً للشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة. فقد تجد هذه الشركات نفسها مضطرة للاعتماد على فريق محاسبة صغير يغطي الوظائف المالية الأساسية داخل الشركة، فيما يتم إسناد الجزء الأكبر من هذه الوظائف إلى جهات خارجية لتقوم بها لصالحك.
توضح المقارنة التالية الميزات الرئيسية بين كل من الخيارين: فريق محاسبة داخل الشركة، وإسناد المهام المحاسبية لجهات خارجية. الأمر الذي يسهل عليك اتخاذ القرار: أيهما ستعتمد.
ميزات فريق المحاسبة داخل الشركة للشركات الصغيرة والمتوسطة:
التوفير في التكاليف:
فأنت تدفع أجور موظفيك ليؤدوا أدوارهم في شركتك، فيما توفر الأموال التي ستضطر لدفعها مقابل خدمات المقاولة الخارجية.
العمل خاص بشركتك:
بما أن فريق المحاسبة هو من شركتك، فجهوده كلها منصبة على عمل شركتك وحدها. بينما لدى الجهات المحاسبية الخارجية العديد من العملاء إلى جانبك، وهي مضطرة لتوزيع اهتمامها بين جميع عملائها.
العلاقة التفاعلية المباشرة:
يمكنّك الفريق الداخلي من التواصل مباشرة، وفور الحاجة، مع موظفيك الذين سيلبون أي طلبات أو استفسارات عاجلة.
خدمات محاسبية بدوام كامل:
بما أن الفريق الداخلي مكونٌ من موظفي شركتك، فهم يعملون بدوام كامل، ما لم تقرر أنت أن يعملوا بدوام جزئي.
سرية المعلومات:
الفريق فريقك، ولذا فأنت تضمن سرية المعلومات الخاصة بشركتك، وهذا الأمر قد يطمئن بعض أصحاب الشركات الصغيرة الذين يتخوفون من تداول معلومات حساسة أو سرية عن أعمالهم.
الوصول إلى المعلومات:
جميع البيانات المالية قرب يديك، فوجود فريق عمل داخل شركتك يعني التوفر الفوري لما تحتاجه من معلومات.
ميزات إسناد أنشطة المحاسبة لجهات خارجية:
توفير استحقاقات الموظفين:
بما أنك قررت توكيل أنشطة المحاسبة لجهة خارجية، فهذا يعني أنك لن تصرف استحقاقات الموظفين المتفرغين لهذه المهمة، مثل التأمينات ورسوم التدريب والإجازات مدفوعة الأجر.
احتياجات أقلّ للمعدّات والبرمجيات:
لن تحتاج لإنفاق المال على حزم أنظمة المحاسبة باهظة الثمن، أو على احتياجات أساسية أخرى مثل المساحات المكتبية والمكاتب وأجهزة الكمبيوتر، فأعمالك المحاسبية تقوم بها جهة أخرى ليست من موظفيك.
توفير تكاليف التدريب:
يحتاج الموظفون داخل شركتك إلى التدريب المستمر على مختلف الوظائف المالية، وقد يحتاج بعضهم إلى مؤهلات إضافية ذات صلة، وهي جوانب مكلفة. يسهم إسناد المحاسبة لجهة خارجية في توفير هذه التكاليف أيضاً.
التفرغ للأعمال المجزية:
ما دامت أمورك المحاسبية بيد جهة مختصة، فأنت لن تحتاج إلى الانشغال بها يومياً. وبالتالي سيكون لديك الوقت والجهد اللازمين للتركيز على الأعمال والمسائل التي تعود بالإيرادات على شركتك.
توفير تكاليف الأخطاء:
قد يكلف الخطأ المحاسبي شركتك الكثير من الأموال. ومع وجود جهة خارجية موكلة بحساباتك، ولديها فريقها المختص من المحاسبين والخبراء والمؤهلين، سيكون احتمال ارتكاب خطأ أقل بكثير مما لو كانت المهام المحاسبية داخلية.
استثمار الخبرات:
تعتمد الجهات المحاسبية الخارجية على فريق مؤهل ومدرب ومتمكن، فهذا مصدر دخلها، وهذا ما تستثمره حين توكل إليها أعمالك المحاسبية.
ولذلك هي لن تغامر بتعيين موظف غير كفؤ، أو تكليف موظف واحد بكل الأعمال، كما قد تفعل أنت حين تكون ميزانيتك صغيرة وتضطر للاعتماد على عدد قليل في فريق المحاسبة.
توفير في المجهود الإداري:
تمتلك الجهة الخارجية قواعدها وأنظمتها وإدارتها، وبالتالي فأنت غير معني بمتابعة كل ذلك. وهو ما يوفر وقتاً ثميناً تستغله في القيام بأعمال أخرى لصالح نمو ونجاح شركتك.
مؤهلات كاملة لفريق المحاسبة:
يعتمد دخل جهة المحاسبة الخارجية على نجاحها في خدمة احتياجاتك، مما يعني أنك لن تحتاج للقلق حول خبرات ومؤهلات فريقها.
أخيراً:
كما لاحظنا أعلاه، يتميز كل من فريق المحاسبة الداخلي وفريق المحاسبة الخارجي بميزاته الملموسة. وعليك الآن أن تدرس احتياجات شركتك بالمفاضلة بين الإثنين واختيار ما هو أفضل لشركتك.
ولا تنسى أنه يمكنك دائماً تغيير تفضيلك. خاصة حين تعتمد جهة خارجية لتولي أمور المحاسبة. فمع تطور إمكانيات شركتك يمكنك لاحقاً إنشاء فريق عمل داخلي مدرب ومؤهل لتعتمد عليه لاحقاً.
© Accelerate SME 2017
لكن هذا الأمر قد لا يكون خياراً عملياً للشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة. فقد تجد هذه الشركات نفسها مضطرة للاعتماد على فريق محاسبة صغير يغطي الوظائف المالية الأساسية داخل الشركة، فيما يتم إسناد الجزء الأكبر من هذه الوظائف إلى جهات خارجية لتقوم بها لصالحك.
توضح المقارنة التالية الميزات الرئيسية بين كل من الخيارين: فريق محاسبة داخل الشركة، وإسناد المهام المحاسبية لجهات خارجية. الأمر الذي يسهل عليك اتخاذ القرار: أيهما ستعتمد.
ميزات فريق المحاسبة داخل الشركة للشركات الصغيرة والمتوسطة:
التوفير في التكاليف:
فأنت تدفع أجور موظفيك ليؤدوا أدوارهم في شركتك، فيما توفر الأموال التي ستضطر لدفعها مقابل خدمات المقاولة الخارجية.
العمل خاص بشركتك:
بما أن فريق المحاسبة هو من شركتك، فجهوده كلها منصبة على عمل شركتك وحدها. بينما لدى الجهات المحاسبية الخارجية العديد من العملاء إلى جانبك، وهي مضطرة لتوزيع اهتمامها بين جميع عملائها.
العلاقة التفاعلية المباشرة:
يمكنّك الفريق الداخلي من التواصل مباشرة، وفور الحاجة، مع موظفيك الذين سيلبون أي طلبات أو استفسارات عاجلة.
خدمات محاسبية بدوام كامل:
بما أن الفريق الداخلي مكونٌ من موظفي شركتك، فهم يعملون بدوام كامل، ما لم تقرر أنت أن يعملوا بدوام جزئي.
سرية المعلومات:
الفريق فريقك، ولذا فأنت تضمن سرية المعلومات الخاصة بشركتك، وهذا الأمر قد يطمئن بعض أصحاب الشركات الصغيرة الذين يتخوفون من تداول معلومات حساسة أو سرية عن أعمالهم.
الوصول إلى المعلومات:
جميع البيانات المالية قرب يديك، فوجود فريق عمل داخل شركتك يعني التوفر الفوري لما تحتاجه من معلومات.
ميزات إسناد أنشطة المحاسبة لجهات خارجية:
توفير استحقاقات الموظفين:
بما أنك قررت توكيل أنشطة المحاسبة لجهة خارجية، فهذا يعني أنك لن تصرف استحقاقات الموظفين المتفرغين لهذه المهمة، مثل التأمينات ورسوم التدريب والإجازات مدفوعة الأجر.
احتياجات أقلّ للمعدّات والبرمجيات:
لن تحتاج لإنفاق المال على حزم أنظمة المحاسبة باهظة الثمن، أو على احتياجات أساسية أخرى مثل المساحات المكتبية والمكاتب وأجهزة الكمبيوتر، فأعمالك المحاسبية تقوم بها جهة أخرى ليست من موظفيك.
توفير تكاليف التدريب:
يحتاج الموظفون داخل شركتك إلى التدريب المستمر على مختلف الوظائف المالية، وقد يحتاج بعضهم إلى مؤهلات إضافية ذات صلة، وهي جوانب مكلفة. يسهم إسناد المحاسبة لجهة خارجية في توفير هذه التكاليف أيضاً.
التفرغ للأعمال المجزية:
ما دامت أمورك المحاسبية بيد جهة مختصة، فأنت لن تحتاج إلى الانشغال بها يومياً. وبالتالي سيكون لديك الوقت والجهد اللازمين للتركيز على الأعمال والمسائل التي تعود بالإيرادات على شركتك.
توفير تكاليف الأخطاء:
قد يكلف الخطأ المحاسبي شركتك الكثير من الأموال. ومع وجود جهة خارجية موكلة بحساباتك، ولديها فريقها المختص من المحاسبين والخبراء والمؤهلين، سيكون احتمال ارتكاب خطأ أقل بكثير مما لو كانت المهام المحاسبية داخلية.
استثمار الخبرات:
تعتمد الجهات المحاسبية الخارجية على فريق مؤهل ومدرب ومتمكن، فهذا مصدر دخلها، وهذا ما تستثمره حين توكل إليها أعمالك المحاسبية.
ولذلك هي لن تغامر بتعيين موظف غير كفؤ، أو تكليف موظف واحد بكل الأعمال، كما قد تفعل أنت حين تكون ميزانيتك صغيرة وتضطر للاعتماد على عدد قليل في فريق المحاسبة.
توفير في المجهود الإداري:
تمتلك الجهة الخارجية قواعدها وأنظمتها وإدارتها، وبالتالي فأنت غير معني بمتابعة كل ذلك. وهو ما يوفر وقتاً ثميناً تستغله في القيام بأعمال أخرى لصالح نمو ونجاح شركتك.
مؤهلات كاملة لفريق المحاسبة:
يعتمد دخل جهة المحاسبة الخارجية على نجاحها في خدمة احتياجاتك، مما يعني أنك لن تحتاج للقلق حول خبرات ومؤهلات فريقها.
أخيراً:
كما لاحظنا أعلاه، يتميز كل من فريق المحاسبة الداخلي وفريق المحاسبة الخارجي بميزاته الملموسة. وعليك الآن أن تدرس احتياجات شركتك بالمفاضلة بين الإثنين واختيار ما هو أفضل لشركتك.
ولا تنسى أنه يمكنك دائماً تغيير تفضيلك. خاصة حين تعتمد جهة خارجية لتولي أمور المحاسبة. فمع تطور إمكانيات شركتك يمكنك لاحقاً إنشاء فريق عمل داخلي مدرب ومؤهل لتعتمد عليه لاحقاً.
© Accelerate SME 2017
